Integra Document Management

Document Managemen System bukan hanya tentang menyimpan dokumen secara digital. Melainkan keseluruhan kegiatan pengelolaan dokumen secara lebih cepat dan mudah. Kenyataannya, dokumen adalah aset bagi perusahaan sehingga wajib diolah dengan baik menggunakan sistem yang memadai. Lalu, apa saja yang bisa kita dapatkan jika Document Management System begitu pentingnya?

* Ruang Penyimpanan Besar

Menyimpan dokumen fisik memerlukan tempat seperti rak, meja, laci yang memakan banyak tempat. Menyimpan di komputer pun membutuhkan storage yang sifatnya terbatas. Sedangkan Document Management System memiliki ruang penyimpanan yang jauh lebih besar dibandingkan rata-rata storage komputer, dan tidak memakan tempat seperti rak, meja, dan laci di kantor.

* Informasi Dokumen Lengkap

Document Management System secara otomatis mengharuskan setiap dokumen dilengkapi dengan informasi yang lengkap, seperti detil dan riwayat dokumen. Selain itu, terdapat pula manajemen revisi, yakni informasi tentang versi terbaru dokumen. Dengan ini semua, Anda akan dimudahkan dalam melakukan pengelolaan dokumen.

* Pencarian Mudah

Anda dapat mencari dokumen yang diinginkan melalui fitur pencarian dengan mengetikkan judul atau kata kunci yang berhubungan. Dengan ini, proses pencarian dan pelacakan (tracking) jauh lebih cepat hanya sekali klik. Anda bisa menghemat banyak waktu.

* Alur atau Tahapan

Ada beberapa dokumen yang membutuhkan alur atau tahapan dalam proses pembuatannya. Dokumen-dokumen yang sifatnya prosedural seperti dokumen penjaminan mutu, SOP, pedoman, instruksi kerja membutuhkan beberapa tahap dari awal proses pembuatan draf, pengajuan, revisi, hingga publikasi. Ada fitur tambahan dari Document Management System yang memfasilitasi kebutuhan tersebut. Dokumen yang masuk secara otomatis berada dalam tahapan sehingga Anda akan tahu dokumen telah berada pada tahap mana.