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Elektronisches Dokumentenmanagement, das die Kontrolle über die Durchführung der Disziplin ermöglicht. Das System bietet gleichzeitig die Möglichkeit der kollaborativen Arbeit von Mitarbeitern mit Dokumenten und vorgefertigten Tools zur Automatisierung von Dokumentenverwaltungsprozessen und zur Überwachung der Ausführung von Anweisungen.

Die Hauptfunktionen des elektronischen Dokumentenmanagementsystems

Die Hauptfunktionen des elektronischen Dokumentenmanagementsystems sind:

- Registrierung von Dokumenten;

— Kontrolle der Ausführung von Dokumenten;

— Kontrolle der Bewegung von Papier- und elektronischen Dokumenten, Pflege des Arbeitsverlaufs mit Dokumenten;

— Erstellung und Bearbeitung von Dokumentendetails;

— Erstellung von Berichten über den Dokumentenfluss des Unternehmens;

- Erstellen eines Dokuments direkt im System;

- Arbeiten mit Dokumentversionen, komplexen Dokumenten mit mehreren Komponenten und mehreren Formaten, Anhängen;

— elektronische Verteilung von Dokumenten;

— Arbeiten mit Dokumenten in Ordnern;

- Senkung der Kosten für den Zugang zu Informationen und die Bearbeitung von Dokumenten.

Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Zu den Hauptvorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements gehören:

– zentralisierte, strukturierte und systematisierte Speicherung von Dokumenten in einem elektronischen Archiv;

— Senkung der Kosten für Druck, Versand und Aufbewahrung von Papierdokumenten;

- ein einheitlicher Ansatz für die Verfahren zur Erstellung und Bearbeitung eines Dokuments (Registrierung, Genehmigung usw.);

— Verkürzung der Zeit für die Zustellung, Registrierung und Koordinierung von Dokumenten;

— die Geschwindigkeit der Unterzeichnung von Dokumenten;

- die Möglichkeit, rund um die Uhr alle Vorgänge mit Dokumenten online durchzuführen: suchen, herunterladen, drucken, überprüfen, ablehnen und auch ihre Bewegung verfolgen;

— Schnellsuche nach Dokumenten.

- Im elektronischen Dokumentenverwaltungssystem darf die Organisation Dokumente nicht drucken, sondern in einem elektronischen Archiv speichern.

- Bei Bedarf können die im Archiv abgelegten Dokumente ggf. ausgedruckt werden.