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Gestione elettronica dei documenti, che fornisce il controllo dell'esecuzione della disciplina. Il sistema fornisce allo stesso tempo i mezzi per il lavoro collaborativo dei dipendenti con documenti e strumenti pronti per automatizzare i processi di gestione dei documenti e monitorare l'esecuzione delle istruzioni.

Le principali funzioni del sistema di gestione elettronica dei documenti

Le principali funzioni del sistema di gestione elettronica dei documenti sono:

- registrazione dei documenti;

— controllo dell'esecuzione degli atti;

— controllo della circolazione dei documenti cartacei ed elettronici, mantenendo la cronologia dei lavori con i documenti;

— creazione e modifica dei dettagli dei documenti;

— formazione di relazioni sul flusso documentale dell'impresa;

- creare un documento direttamente nel sistema;

- lavorare con versioni di documenti, documenti complessi multicomponente e multiformato, allegati;

— distribuzione elettronica di documenti;

— lavorare con i documenti nelle cartelle;

- riduzione dei costi di accesso alle informazioni e trattamento dei documenti.

Vantaggi della gestione elettronica dei documenti

I principali vantaggi della gestione elettronica dei documenti includono:

– archiviazione centralizzata, strutturata e sistematizzata dei documenti in un archivio elettronico;

— riduzione dei costi di stampa, affrancatura e conservazione dei documenti cartacei;

- un approccio uniforme alle procedure di formazione ed elaborazione di un documento (registrazione, approvazione, ecc.);

— riduzione dei tempi di consegna, registrazione e coordinamento degli atti;

— la velocità di firma dei documenti;

- la possibilità di eseguire qualsiasi operazione con i documenti online 24 ore su 24: cercare, scaricare, stampare, verificare, rifiutare e anche tracciarne gli spostamenti;

— ricerca rapida di documenti.

- nel sistema di gestione elettronica dei documenti, l'organizzazione non può stampare documenti, ma conservarli in un archivio elettronico.

- se necessario, i documenti conservati in archivio, se necessario, possono essere stampati.