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Gestione elettronica dei documenti, che garantisce il controllo della disciplina delle prestazioni. Il sistema fornisce contemporaneamente strumenti affinché i dipendenti collaborino con documenti e strumenti già pronti per automatizzare i processi del flusso di documenti e monitorare l'esecuzione degli ordini.

Principali funzionalità del sistema di gestione elettronica dei documenti

Le principali funzionalità del sistema di gestione elettronica dei documenti sono:

— registrazione dei documenti;

— controllo sull'esecuzione dei documenti;

— controllo della circolazione di documenti cartacei ed elettronici, mantenendo la cronologia del lavoro con i documenti;

— creazione e modifica dei dettagli del documento;

— generazione di report sul flusso documentale dell'impresa;

— creare un documento direttamente nel sistema;

— lavorare con versioni di documenti, documenti complessi multicomponente e multiformato, allegati;

— distribuzione elettronica dei documenti;

— lavorare con documenti in cartelle;

— ridurre i costi di accesso alle informazioni e di trattamento dei documenti.

Vantaggi della gestione elettronica dei documenti

I principali vantaggi della gestione elettronica dei documenti includono quanto segue:

— archiviazione centralizzata, strutturata e sistematizzata dei documenti in un archivio elettronico;

— riduzione dei costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti cartacei;

— un approccio uniforme alle procedure di generazione ed elaborazione di un documento (registrazione, approvazione, ecc.);

— riduzione dei tempi di consegna, registrazione e approvazione dei documenti;

— rapidità di firma dei documenti;

— la possibilità di eseguire qualsiasi operazione con i documenti online 24 ore su 24: cercare, scaricare, stampare, riconciliare, rifiutare, nonché tracciarne il movimento;

— ricerca rapida dei documenti.

— in un sistema di gestione elettronica dei documenti, un'organizzazione non può stampare documenti, ma conservarli in un archivio elettronico.

— se necessario, i documenti archiviati nell'archivio possono essere stampati se necessario.