Etkinlik yazılımı kaynak kullanımını verimlilik, maliyet tasarrufu ve sorunsuzluk için optimize eder
Bir etkinliğe dahil olan tüm faaliyetleri, bileşenleri ve paydaşları hiyerarşik bir şekilde organize etmek. Kaynakların faaliyetlere tahsis edilerek optimum şekilde kullanılması, zamandan ve maliyetten tasarruf edilmesi, böylece kullanıcıların gönül rahatlığı sağlanması. Ayrıca, gerektiğinde daha sonraki etkinliklerde kullanılabilecek şekilde kaynaklar ve paydaşlardan oluşan bir deponun tutulması.