Records Management

2023 کے لیے اپ ڈیٹ کیا گیا، ڈیپارٹمنٹ آف نیوی (DON) ریکارڈز مینجمنٹ ایپلیکیشن لازمی DON ریکارڈز مینجمنٹ ٹریننگ کورس کا موبائل ورژن ہے۔ یہ سالانہ، ایپ پر مبنی تربیت اہلکاروں کو وفاقی ضوابط کے مطابق ریکارڈ مینجمنٹ کے رہنما خطوط اور بہترین طرز عمل فراہم کرتی ہے۔ یہ صارفین کو ریکارڈ کیپنگ کے عمومی طریقوں، ریکارڈز کی زندگی کا دائرہ، ڈسپوزیشن، ضروری ریکارڈ، الیکٹرانک ریکارڈ، سینئر لیڈرز کے ریکارڈ اور متعلقہ معلومات کو سمجھنے میں مدد کرتا ہے۔ خاص طور پر، ایپ صارفین کو ان ریکارڈوں کے بارے میں اپنے فرائض کو سمجھنے میں مدد کرے گی جو وہ برقرار رکھنے کے ذمہ دار ہیں۔ ان میں سے کچھ ذمہ داریوں میں شامل ہیں:

- اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ اپنی ایجنسی کی ریکارڈ مینجمنٹ کی پالیسیوں اور طریقہ کار کو جانتے ہیں۔

- اپنے دفتر کے فائل پلان کا جائزہ لینا اور اس مواد کا تعین کرنا جن کو برقرار رکھنے کے لیے آپ ذمہ دار ہیں۔

- ریکارڈ کے شیڈول میں بیان کردہ برقرار رکھنے اور ڈسپوزیشن گائیڈنس پر عمل کرنا

- اپنے ریکارڈ مینیجر کو فائل پلان میں کسی بھی تضاد یا ضروری اپ ڈیٹس کے بارے میں مطلع کرنا

- یہ سمجھنا کہ اگر ریکارڈ کا صحیح طریقے سے انتظام نہیں کیا جاتا ہے تو آپ کو ذمہ دار ٹھہرایا جا سکتا ہے۔

کورس کی تکمیل کی تصدیق:

- کورس کی تکمیل کو الیکٹرانک ٹریننگ جیکٹ (ETJ) میں ڈسپلے کرنے کے لیے نیوی ٹریننگ مینجمنٹ اینڈ پلاننگ سسٹم (NTMPS) کو ای میل کیا جا سکتا ہے۔

- صارفین کو کورس کی تکمیل کے سرٹیفکیٹ ای میلز کو برقرار رکھنا چاہیے جب تک کہ ان کے ETJ یا Fleet Training Management Planning System (FLTMPS) میں کامیاب پوسٹنگ کی تصدیق نہ ہو جائے۔

- اگر تکمیل 72 گھنٹے کے بعد ETJ یا FLTMPS میں ظاہر نہیں ہوتی ہے، تو صارفین ای میل کی ایک کاپی اپنے سپروائزر یا FLTMPS کوآرڈینیٹر/ٹریننگ POC کو تکمیل کی تصدیق کے طور پر بھیج سکتے ہیں۔ اگر ضرورت ہو تو، FLTMPS کوآرڈینیٹر FLTMPS لرننگ ایونٹ کمپلیشن فارم کا استعمال کرتے ہوئے کورس کی تکمیل کو دستی طور پر ریکارڈ کر سکتا ہے۔