Visitor Management System

Het bezoekersbeheersysteem zorgt voor een veilige en naadloze bezoekerservaring met een moderne en eenvoudige cloudgebaseerde oplossing en is voorlopig gratis. VMS van FellaFeeds helpt de workflow voor de onderneming op een moeiteloze manier te vergemakkelijken. Deze slimme manier om bezoekers te beheren, lost de dagelijkse rompslomp van bedrijven op bij het bijhouden van gegevens en het waarborgen van beveiliging. Het is een volledig aanpasbare tool met functies die zijn ontworpen om rekening te houden met de behoeften van alle werkplekken met een groot aantal bezoekers per dag.

Met een digitaal bezoekersbeheersysteem zijn er volledige gegevens over elke bezoeker die ooit een faciliteit heeft bezocht, en die gegevens kunnen worden gedolven om de relevante informatie te krijgen. Aan de andere kant helpt het werknemers om efficiënter te werken door alle belemmeringen weg te nemen om hun productiviteit te beïnvloeden.

Kenmerken van VMS door FellaFeeds

FellaFeeds heeft een Visitor Management Systeem ontworpen voor bedrijven om de in- en uitstroom van bezoekers soepel te beheren.

Zelfbedieningsbezoekers in- en uitchecken duurt seconden.

Er is OTP-verificatie voor een veiliger beheersysteem.

Er worden realtime bezoekerslogboeken opgeslagen die eenvoudig vanaf het dashboard kunnen worden gecontroleerd.

Het dashboard is slim geconfigureerd en is volledig aanpasbaar qua uiterlijk en velden van het registratieproces.

Het uitgeprinte identiteitsbewijs dat bij de registratie aan de bezoeker wordt verstrekt, helpt de gastheer/betrokkene om deze snel te herkennen.

De gastheer krijgt een melding wanneer zijn verwachte gastbezoek komt, waardoor de coördinatie tussen de bezoeker, de receptioniste en de gastheer minder tijd kost.

Het beste van deze VMS is dat de in- en uitcheckprocedure voor bezoekers offline werkt. Internetconnectiviteit belemmert de registratiestroom niet

De host waar ze afspraken kunnen voorbereiden, uitstellen, annuleren, wijzigen.

Het afrekenproces is zeer snel met een eenvoudige QR-scan.

Het vastleggen van feedback van bezoekers bij het uitchecken helpt om hun ervaring te begrijpen en te improviseren.

Proces -

CHECK IN

Bij aankomst krijgt de bezoeker een tablet aangeboden om het check-in proces bij de receptie te starten.

Het scherm toont twee opties - INCHECKEN & UITCHECKEN.

Terwijl hij op de optie Inchecken tikt, wordt hem gevraagd zijn mobiele nummer in te voeren. of e-mailadres en verifieer het met OTP.

Bij verificatie moet de gast details invoeren zoals zijn/haar naam, de naam van het bedrijf/de afdeling, het doel van het bezoek, de hostnaam, enz. Dit is een aanpasbaar scherm om aan de vereisten van het bedrijf te voldoen.

Na indiening opent de tab-camera zodat de bezoeker op zijn/haar foto kan klikken.

Ten slotte moet de bezoeker de algemene voorwaarden lezen en zijn handtekening zetten.

Ondertussen wordt de e-mail voor aankomst van de gast naar de gastheer verzonden

In het geval van een pre-registratie van de gast door de gastheer, heeft hij/zij de QR-code al op e-mail die direct kan worden gescand.

UITCHECKEN

Na afloop van de meeting kan de bezoeker de QR-code op de badge scannen om af te rekenen.

Vervolgens verschijnt een feedbackformulier dat helpt om de bezoekerservaring binnen het bedrijfspand te peilen.

Voordelen -

Het bezoekersbeheersysteem maximaliseert de efficiëntie van de receptie en stroomlijnt de activiteiten door de receptionist in staat te stellen aan andere dingen te werken terwijl de bezoekers zich registreren.

Het beheren van de bezoekerstoegang is tegenwoordig een uitdaging in moderne organisaties. VMS door

Bespaart tijd van zowel werkgevers/werknemers als bezoekers met snelle pre-registratie en registratie ter plaatse. Er wordt direct een melding naar de host gestuurd als de gast incheckt, wat veel tijd bespaart.

Betere beveiliging met alle details en tijdregistraties van in- en uitstappen, geverifieerde telefoonnummers en afbeelding van de bezoeker.

Met VMS kan uw bedrijf “Groen” worden en het papierverbruik verminderen.

Realtime en geavanceerde analyses zorgen ervoor dat de afdeling beveiliging en administratie de bezoekers effectief kan volgen en beheren.

Bezoekersbadges helpen werknemers de bezoeker gemakkelijk te herkennen en het schrikt elke vorm van vervalsing af.

Feedback van bezoekers bij het uitchecken helpt bedrijven hun mazen te begrijpen en eraan te werken.