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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, जो प्रदर्शन अनुशासन पर नियंत्रण सुनिश्चित करता है। सिस्टम एक साथ कर्मचारियों को दस्तावेज़ों के साथ सहयोग करने के लिए उपकरण और दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और आदेशों के निष्पादन की निगरानी के लिए तैयार उपकरण प्रदान करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के मुख्य कार्य

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के मुख्य कार्य हैं:

- दस्तावेजों का पंजीकरण;

- दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;

- कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की आवाजाही पर नियंत्रण, दस्तावेजों के साथ काम के इतिहास को बनाए रखना;

- दस्तावेज़ विवरण बनाना और संपादित करना;

- उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह पर रिपोर्ट तैयार करना;

— सिस्टम में सीधे दस्तावेज़ बनाना;

- दस्तावेज़ संस्करणों, जटिल बहु-घटक और बहु-प्रारूप दस्तावेज़ों, अनुलग्नकों के साथ काम करना;

- दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक वितरण;

— फ़ोल्डरों में दस्तावेज़ों के साथ काम करना;

- सूचना तक पहुँचने और दस्तावेजों को संसाधित करने की लागत कम करना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के मुख्य लाभों में निम्नलिखित शामिल हैं:

- इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेज़ों का केंद्रीकृत, संरचित और व्यवस्थित भंडारण;

- कागजी दस्तावेजों की छपाई, डाक और भंडारण की लागत में कमी;

- किसी दस्तावेज़ (पंजीकरण, अनुमोदन, आदि) को बनाने और संसाधित करने की प्रक्रियाओं के लिए एक समान दृष्टिकोण;

- दस्तावेजों की डिलीवरी, पंजीकरण और अनुमोदन के लिए समय में कमी;

— दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की गति;

- चौबीसों घंटे ऑनलाइन दस्तावेज़ों के साथ कोई भी ऑपरेशन करने की क्षमता: खोजना, डाउनलोड करना, प्रिंट करना, मिलान करना, अस्वीकार करना, साथ ही उनकी गतिविधि को ट्रैक करना;

- दस्तावेज़ों की त्वरित खोज।

- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, कोई संगठन दस्तावेज़ों को प्रिंट नहीं कर सकता है, लेकिन उन्हें इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में संग्रहीत कर सकता है।

— यदि आवश्यक हो, तो संग्रह में संग्रहीत दस्तावेज़ यदि आवश्यक हो तो मुद्रित किए जा सकते हैं।