Shaxsiy Topshiriqlar

الیکٹرانک دستاویز کا انتظام، جو کارکردگی کے نظم و ضبط کو یقینی بناتا ہے۔ یہ نظام بیک وقت ملازمین کو دستاویزات کے ساتھ تعاون کرنے اور دستاویزات کے بہاؤ کے عمل کو خودکار بنانے اور آرڈرز پر عمل درآمد کی نگرانی کے لیے تیار کردہ ٹولز فراہم کرتا ہے۔

الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے نظام کے اہم کام

الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے نظام کے اہم کام یہ ہیں:

- دستاویزات کی رجسٹریشن؛

- دستاویزات پر عمل درآمد پر کنٹرول؛

- کاغذ اور الیکٹرانک دستاویزات کی نقل و حرکت پر کنٹرول، دستاویزات کے ساتھ کام کی تاریخ کو برقرار رکھنا؛

- دستاویز کی تفصیلات بنانا اور ترمیم کرنا؛

- انٹرپرائز کے دستاویز کے بہاؤ پر رپورٹوں کی تخلیق؛

- سسٹم میں براہ راست ایک دستاویز بنانا؛

- دستاویز کے ورژن، پیچیدہ کثیر اجزاء اور کثیر فارمیٹ دستاویزات، منسلکات کے ساتھ کام کرنا؛

- دستاویزات کی الیکٹرانک تقسیم؛

- فولڈرز میں دستاویزات کے ساتھ کام کرنا؛

- معلومات تک رسائی اور دستاویزات پر کارروائی کے اخراجات کو کم کرنا۔

الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے فوائد

الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے اہم فوائد میں درج ذیل شامل ہیں:

- الیکٹرانک آرکائیو میں دستاویزات کا مرکزی، منظم اور منظم ذخیرہ؛

کاغذی دستاویزات کی پرنٹنگ، ڈاک اور ذخیرہ کرنے کے اخراجات میں کمی؛

- ایک دستاویز (رجسٹریشن، منظوری، وغیرہ) بنانے اور اس پر کارروائی کرنے کے طریقہ کار کے لیے یکساں نقطہ نظر؛

- دستاویزات کی ترسیل، رجسٹریشن اور منظوری کے لیے وقت میں کمی؛

- دستاویزات پر دستخط کرنے کی رفتار؛

- چوبیس گھنٹے آن لائن دستاویزات کے ساتھ کسی بھی کارروائی کو انجام دینے کی صلاحیت: تلاش کریں، ڈاؤن لوڈ کریں، پرنٹ کریں، مصالحت کریں، مسترد کریں، نیز ان کی نقل و حرکت کو ٹریک کریں۔

- دستاویزات کی فوری تلاش۔

- الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے نظام میں، کوئی تنظیم دستاویزات کو پرنٹ نہیں کر سکتی، لیکن انہیں الیکٹرانک آرکائیو میں محفوظ کر سکتی ہے۔

- اگر ضروری ہو تو، آرکائیو میں ذخیرہ شدہ دستاویزات کو اگر ضروری ہو تو پرنٹ کیا جا سکتا ہے۔