Shaxsiy Topshiriqlar

Pengurusan dokumen elektronik, yang memastikan kawalan disiplin prestasi. Sistem ini secara serentak menyediakan alat untuk pekerja bekerjasama dengan dokumen dan alat siap sedia untuk mengautomasikan proses aliran dokumen dan memantau pelaksanaan pesanan.

Fungsi utama sistem pengurusan dokumen elektronik

Fungsi utama sistem pengurusan dokumen elektronik ialah:

- pendaftaran dokumen;

— kawalan ke atas pelaksanaan dokumen;

— mengawal pergerakan dokumen kertas dan elektronik, mengekalkan sejarah kerja dengan dokumen;

— mencipta dan menyunting butiran dokumen;

— penjanaan laporan mengenai aliran dokumen perusahaan;

— mencipta dokumen secara langsung dalam sistem;

— bekerja dengan versi dokumen, dokumen berbilang komponen dan pelbagai format yang kompleks, lampiran;

- pengedaran elektronik dokumen;

— bekerja dengan dokumen dalam folder;

— mengurangkan kos untuk mengakses maklumat dan memproses dokumen.

Kelebihan pengurusan dokumen elektronik

Kelebihan utama pengurusan dokumen elektronik termasuk yang berikut:

— penyimpanan dokumen terpusat, berstruktur dan sistematik dalam arkib elektronik;

— pengurangan kos untuk mencetak, mengepos dan menyimpan dokumen kertas;

— pendekatan seragam kepada prosedur untuk menjana dan memproses dokumen (pendaftaran, kelulusan, dsb.);

— pengurangan masa untuk penghantaran, pendaftaran dan kelulusan dokumen;

— kelajuan menandatangani dokumen;

— keupayaan untuk menjalankan sebarang operasi dengan dokumen dalam talian sepanjang masa: mencari, memuat turun, mencetak, mendamaikan, menolak, serta menjejaki pergerakan mereka;

— carian pantas untuk dokumen.

— dalam sistem pengurusan dokumen elektronik, organisasi tidak boleh mencetak dokumen, tetapi menyimpannya dalam arkib elektronik.

— jika perlu, dokumen yang disimpan dalam arkib boleh dicetak jika perlu.