Shaxsiy Topshiriqlar

Gestão eletrônica de documentos, que garante o controle da disciplina de atuação. O sistema fornece simultaneamente ferramentas para que os funcionários colaborem com documentos e ferramentas prontas para automatizar processos de fluxo de documentos e monitorar a execução de pedidos.

Principais funções do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

As principais funções do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos são:

— registro de documentos;

— controle sobre a execução de documentos;

— controle da movimentação de documentos em papel e eletrônicos, mantendo o histórico de trabalho com documentos;

— criação e edição de detalhes de documentos;

— geração de relatórios sobre o fluxo documental do empreendimento;

— criação de um documento diretamente no sistema;

— trabalhar com versões de documentos, documentos complexos multicomponentes e multiformatos, anexos;

— distribuição electrónica de documentos;

— trabalhar com documentos em pastas;

— redução dos custos de acesso à informação e processamento de documentos.

Vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos

As principais vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos incluem o seguinte:

— armazenamento centralizado, estruturado e sistematizado de documentos em arquivo eletrônico;

— redução de custos de impressão, postagem e armazenamento de documentos em papel;

— uma abordagem uniforme dos procedimentos de geração e processamento de um documento (registo, aprovação, etc.);

— redução do prazo de entrega, registro e aprovação de documentos;

— rapidez na assinatura de documentos;

— a capacidade de realizar quaisquer operações com documentos on-line 24 horas por dia: pesquisar, baixar, imprimir, reconciliar, rejeitar, bem como rastrear sua movimentação;

— busca rápida de documentos.

— num sistema de gestão eletrónica de documentos, uma organização não pode imprimir documentos, mas armazená-los num arquivo eletrónico.

— se necessário, os documentos armazenados no arquivo podem ser impressos, se necessário.