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Gerenciamento eletrônico de documentos, que proporciona o controle da execução da disciplina. O sistema disponibiliza ao mesmo tempo os meios de trabalho colaborativo dos colaboradores com documentos e ferramentas prontas para automatizar os processos de gestão documental e monitorar a execução das instruções.

As principais funções do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

As principais funções do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos são:

- registro de documentos;

— controle de execução de documentos;

— controle da movimentação de documentos em papel e eletrônicos, mantendo o histórico de trabalho com documentos;

— criação e edição de detalhes de documentos;

— formação de relatórios sobre o fluxo documental do empreendimento;

- criar um documento diretamente no sistema;

- trabalhar com versões de documentos, documentos complexos multicomponentes e multiformatos, anexos;

— distribuição eletrônica de documentos;

— trabalhar com documentos em pastas;

- redução do custo de acesso à informação e tratamento de documentos.

Vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos

As principais vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos incluem o seguinte:

– armazenamento centralizado, estruturado e sistematizado de documentos em arquivo eletrônico;

— redução do custo de impressão, postagem e armazenamento de documentos em papel;

- uma abordagem uniforme dos procedimentos de formação e processamento de um documento (registo, aprovação, etc.);

— redução do tempo de entrega, registro e coordenação de documentos;

— a velocidade de assinatura de documentos;

- a capacidade de realizar qualquer operação com documentos on-line 24 horas por dia: pesquisar, baixar, imprimir, verificar, rejeitar e também rastrear seu movimento;

— pesquisa rápida de documentos.

- no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, a organização não pode imprimir documentos, mas armazená-los em um arquivo eletrônico.

- se necessário, os documentos armazenados no arquivo, se necessário, podem ser impressos.