hh2 Document Flow

Quy trình làm việc duy nhất bạn cần cho hóa đơn và thẻ tín dụng. hh2 Luồng tài liệu.

Kiểm soát hóa đơn, chi phí thẻ tín dụng, hoàn trả và quy trình mua hàng của bạn với Luồng tài liệu hh2. Với các công cụ cho phép bạn nắm bắt và mã hoá đơn và giao dịch thẻ tín dụng, quy trình hoàn trả trực quan và vô số tùy chọn phê duyệt, định tuyến và phê duyệt AP không bao giờ được lưu thông trôi chảy. Tất cả kết hợp với tích hợp kế toán chuyên gia.

Mã hóa và phê duyệt hóa đơn trực quan

Ứng dụng dành cho điện thoại thông minh và máy tính bảng, cùng với một trang web đầy đủ tính năng, làm cho quy trình này cực kỳ thân thiện với thiết bị di động.

Mang theo hóa đơn qua email, qua mạng của bạn hoặc trực tiếp trên thiết bị di động của bạn.

Mã hoá đơn cho một công việc, cam kết, mục cam kết, mã chi phí, loại, tài khoản chi phí, tài khoản AP hoặc nhóm thuế.

Phân phối chi phí giữa nhiều công việc hoặc thực hành mã hóa.

Làm thế nào nó hoạt động:

Đưa hóa đơn của bạn vào hh2 Luồng tài liệu bằng các cách trực quan sẽ không làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn. Việc chụp email sẽ lấy các tệp PDF từ các tài khoản email được giám sát và nhập chúng trực tiếp vào hệ thống của chúng tôi. Mạng chụp cho phép bạn thiết lập một thư mục trên mạng của bạn mà sẽ mang lại trên tất cả các tài liệu gửi cho họ. Chụp ảnh di động sẽ lấy tài liệu đã được quét bằng cách sử dụng các ứng dụng di động gốc và phân phối chúng đến ứng dụng Luồng tài liệu hh2.

Hóa đơn được đưa vào hệ thống có thể dễ dàng được chỉ định đường dẫn phê duyệt. Đường dẫn phê duyệt có thể dựa trên công việc, nhóm, được gửi theo cách thủ công hoặc bạn có thể tạo đường dẫn phê duyệt tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu phê duyệt của bạn.

Khi hóa đơn đã đạt đến phê duyệt cuối cùng, nó sẽ tự động đồng bộ trở lại vào hệ thống kế toán của bạn.

Thẻ tín dụng và thanh toán giao dịch hoàn trả

Nhân viên của bạn có thể chụp ảnh biên lai của họ và mã hóa chúng trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ tại thời điểm mua hàng. Hầu hết các biên nhận sẽ tự động liên kết với hóa đơn thẻ tín dụng khi chúng được nhập vào Luồng tài liệu. Nếu biên lai của bạn không liên quan đến hóa đơn được liên kết, hãy tận dụng các công cụ dễ tìm hiểu của chúng tôi để liên kết thủ công tài liệu của bạn. Thực hiện các rắc rối trong giao dịch bằng thẻ tín dụng và hoàn lại tiền với các tính năng mã hóa và theo dõi thanh lịch mà Luồng tài liệu mang đến cho các quy trình kế toán của bạn.

Cách tiếp cận và nhận thẻ tín dụng mang tính cách mạng và hoàn tiền

Chụp ảnh biên nhận tại thời điểm mua, loại bỏ sự cần thiết phải giữ biên lai.

Dễ dàng mã hóa biên nhận cho công việc, mã chi phí, danh mục, cam kết, mục cam kết hoặc tài khoản.

Phân phối chi phí giữa nhiều công việc hoặc thực hành mã hóa.

Các khoản bồi hoàn được mã hóa tương tự như biên nhận và có thể đi qua cùng các đường dẫn phê duyệt hoặc có thể được thiết lập theo đường dẫn phê duyệt của riêng chúng.

Làm thế nào nó hoạt động:

Nhân viên của bạn sẽ có thể chụp ảnh biên lai của họ tại thời điểm mua hàng. Họ có thể mã hóa chúng thành công việc, mã chi phí, cam kết, mục cam kết, danh mục hoặc tài khoản. Họ cũng sẽ có thể đặt một bình luận cho biên nhận nếu cần thiết.

Kế toán viên của bạn sẽ nhập chi phí thẻ tín dụng vào Luồng tài liệu và mỗi chi phí sẽ tạo một hóa đơn được tự động chuyển đến chủ thẻ tín dụng. Các hóa đơn sẽ tự động kết nối với biên nhận nếu ngày và chi phí phù hợp với nhau. Một số biên nhận có thể không liên kết do ngày hoặc số tiền đã nhập cho biên nhận không chính xác. Người dùng có thể dễ dàng kết hợp các biên nhận này với các hóa đơn trong một quy trình đơn giản.

Khi mỗi hóa đơn và biên lai được liên kết và mã hóa chính xác, người dùng thẻ tín dụng chấp thuận hóa đơn và theo mặc định, nó được chuyển đến nhân viên kế toán của nhân viên để họ chấp thuận. Bạn có thể cung cấp cho người dùng của mình khả năng định tuyến hóa đơn theo cách thủ công cho người khác, chẳng hạn như người quản lý dự án. Hoá đơn sau đó được đưa trở lại vào hệ thống kế toán sau khi kế toán đưa ra phê duyệt cuối cùng.