hh2 Document Flow

Der einzige Workflow, den Sie für Rechnungen und Kreditkarten benötigen. hh2 Dokumentenfluss.

Steuern Sie Ihre Rechnungen, Kreditkartenausgaben, Rückerstattungen und Ihren Einkaufsablauf mit hh2 Document Flow. Mit Tools, mit denen Sie Rechnungen und Kreditkartentransaktionen erfassen und codieren können, intuitiven Erstattungsworkflows und einer Vielzahl von Genehmigungsoptionen, verlief das Routing und die Genehmigung von AP noch nie so reibungslos. Alles in Verbindung mit der Integration von Experten für Buchhaltung.

Intuitive Rechnungskodierung und -genehmigung

Apps für Smartphones und Tablets sowie eine umfassende Website machen den Prozess extrem mobil.

Bringen Sie Rechnungen per E-Mail, über Ihr Netzwerk oder direkt über Ihr Mobilgerät ein.

Codieren Sie die Rechnung für einen Job, eine Zusage, eine Finanzposition, einen Kostencode, eine Kategorie, ein Aufwandskonto, ein AP-Konto oder eine Steuergruppe.

Verteilen Sie die Kosten auf mehrere Aufträge oder Kodierungspraktiken.

Wie es funktioniert:

Bringen Sie Ihre Rechnungen in den hh2 Document Flow - mit intuitiven Methoden, die Ihre täglichen Geschäftsaktivitäten nicht unterbrechen. Die E-Mail-Erfassung nimmt PDF-Dateien aus überwachten E-Mail-Konten auf und importiert sie direkt in unser System. Mit der Netzwerkerfassung können Sie einen Ordner in Ihrem Netzwerk einrichten, in dem alle übermittelten Dokumente übernommen werden. Mobile Capture nimmt Dokumente, die mit nativen mobilen Apps eingescannt wurden, an die hh2 Document Flow-App weiter.

Rechnungen, die in das System eingebracht werden, können einfach einen Genehmigungspfad zugewiesen werden. Die Genehmigungspfade können auf einem Job oder einer Gruppe basieren, manuell übermittelt werden, oder Sie können benutzerdefinierte Genehmigungspfade erstellen, die Ihren Genehmigungsanforderungen entsprechen.

Sobald die Rechnung die endgültige Genehmigung erhalten hat, wird sie automatisch wieder in Ihr Buchhaltungssystem synchronisiert.

Kreditkarten- und Erstattungs-Transaktionscodierung

Ihre Mitarbeiter können zum Zeitpunkt des Kaufs Fotos ihrer Quittungen aufnehmen und diese auf ihrem Smartphone oder Tablet codieren. Die meisten Quittungen werden automatisch mit den Kreditkartenrechnungen verknüpft, wenn sie in den Dokumentenfluss importiert werden. Wenn Ihre Quittung nicht an die zugehörige Rechnung gebunden ist, nutzen Sie unsere einfach zu erlernenden Tools, um Ihre Dokumente manuell zu verknüpfen. Mit den eleganten Codierungs- und Nachverfolgungsfunktionen, die Document Flow in Ihre Buchhaltungsprozesse einbringt, können Sie Kreditkartentransaktionen und -erstattungen problemlos durchführen.

Revolutionäre Genehmigung und Weiterleitung von Kreditkartenbelegen und Rückerstattungen

Nehmen Sie zum Zeitpunkt des Kaufs Fotos der Quittung auf, so dass Sie die Quittung nicht aufbewahren müssen.

Codieren Sie den Beleg einfach in einen Job, einen Kostencode, eine Kategorie, eine Verbindlichkeit, eine Finanzposition oder ein Konto.

Verteilen Sie die Kosten auf mehrere Aufträge oder Kodierungspraktiken.

Erstattungen werden ähnlich wie Quittungen codiert und können dieselben Genehmigungspfade durchlaufen oder auf einen eigenen Genehmigungspfad eingestellt werden.

Wie es funktioniert:

Ihre Mitarbeiter können zum Zeitpunkt des Kaufs Fotos ihrer Quittungen machen. Sie können sie in Jobs, Kostencodes, Zusagen, Finanzpositionen, Kategorien oder Konten codieren. Sie können bei Bedarf auch einen Kommentar für die Quittung abgeben.

Der Steuerberater Ihres Personals importiert die Kreditkartenausgaben in den Dokumentenfluss. Jede Ausgabe erstellt eine Rechnung, die automatisch an den Kreditkarteninhaber weitergeleitet wird. Die Rechnungen stellen automatisch eine Verbindung zum Beleg her, wenn Datum und Kosten miteinander übereinstimmen. Einige Quittungen werden möglicherweise nicht verknüpft, da das Datum oder der für den Quittungsbetrag eingegebene Betrag falsch ist. Der Benutzer kann diese Quittungen auf einfache Weise mit den Rechnungen verknüpfen.

Sobald jede Rechnung und jede Quittung korrekt verknüpft und codiert ist, genehmigt der Kreditkartenbenutzer die Rechnung und wird standardmäßig zur Bestätigung an den Steuerberater weitergeleitet. Sie können Ihren Benutzern die Möglichkeit geben, die Rechnung auch manuell an eine andere Person weiterzuleiten, z. B. an einen Projektmanager. Die Rechnung wird dann in das Buchhaltungssystem zurückgebracht, sobald der Buchhalter die endgültige Genehmigung erteilt.