hh2 Document Flow

De enige workflow die u nodig hebt voor facturen en creditcards. hh2 Documentenstroom.

Neem de controle over uw facturen, creditcarduitgaven, vergoedingen en uw inkoopworkflow met hh2 Document Flow. Met tools waarmee u facturen en creditcardtransacties kunt vastleggen en coderen, intuïtieve terugbetalingsworkflows en een groot aantal goedkeuringsopties, is AP-routering en -goedkeuring nooit zo soepel verlopen. Dit alles in combinatie met een deskundige boekhoudkundige integratie.

Intuïtieve codering en goedkeuring van facturen

Apps voor smartphones en tablets, samen met een volledig uitgeruste website, maken het proces uiterst mobielvriendelijk.

Voer facturen in via e-mail, via uw netwerk of rechtstreeks via uw mobiele apparaat.

Codeer de factuur voor een opdracht, verplichting, vastleggingsitem, kostencode, categorie, onkostenrekening, AP-account of belastinggroep.

Verspreid de kosten tussen meerdere taken of codeermethoden.

Hoe het werkt:

Breng uw facturen over in hh2 Document Flow op intuïtieve manieren die uw dagelijkse bedrijfsactiviteiten niet zullen onderbreken. Het vastleggen van e-mails neemt PDF's op van gecontroleerde e-mailaccounts en importeert ze rechtstreeks in ons systeem. Met netwerkopname kunt u een map in uw netwerk instellen die alle documenten die aan hen worden voorgelegd, overneemt. Mobile capture neemt documenten die zijn gescand in native mobiele apps en levert deze af naar de hh2 Document Flow-app.

Facturen die in het systeem worden ingevoerd, kunnen eenvoudig een goedkeuringspad toegewezen krijgen. De goedkeuringspaden kunnen zijn gebaseerd op een taak, een groep, handmatig ingediend of u kunt aangepaste goedkeuringspaden maken die voldoen aan uw goedkeuringsbehoeften.

Zodra de factuur de definitieve goedkeuring heeft bereikt, wordt deze automatisch opnieuw gesynchroniseerd naar uw boekhoudsysteem.

Creditcard- en verrekeningstransactiecodes

Uw werknemers kunnen foto's van hun bonnen maken en deze coderen op hun smartphone of tablet op het moment van aankoop. De meeste ontvangsten worden automatisch gekoppeld aan de creditcardfacturen wanneer ze in de documentenstroom worden geïmporteerd. Als uw kwitantie niet aansluit op de bijbehorende factuur, profiteer dan van onze eenvoudig te leren hulpmiddelen om uw documenten handmatig te koppelen. Neem het gedoe weg van creditcardtransacties en terugbetalingen met elegante codeer- en volgfuncties die Document Flow u biedt voor uw boekhoudprocessen.

Revolutionaire goedkeuring en routering van creditcardontvangst en -vergoeding

Maak foto's van de bon op het moment van aankoop, zodat u de bon niet hoeft te bewaren.

Codeer de kassabon eenvoudig naar een job, kostencode, categorie, commitment, commitment item of account.

Verspreid de kosten tussen meerdere taken of codeermethoden.

Vergoedingen zijn vergelijkbaar met bonnen en kunnen dezelfde goedkeuringspaden doorlopen of kunnen worden ingesteld op hun eigen goedkeuringspad.

Hoe het werkt:

Uw werknemers kunnen op het moment van aankoop foto's maken van hun ontvangstbewijzen. Ze kunnen codes coderen voor taken, kostencodes, vastleggingen, vastleggingsitems, categorieën of accounts. Ze kunnen indien nodig ook een opmerking plaatsen voor het ontvangstbewijs.

Uw interne accountant importeert de creditcarduitgaven in de documentenstroom en elke uitgave maakt een factuur die automatisch naar de creditcardhouder wordt gestuurd. De facturen maken automatisch verbinding met de bon als de datum en de kosten overeenkomen met elkaar. Sommige bonnen mogen geen koppeling bevatten vanwege de datum of het ingevoerde bedrag voor het onjuiste ontvangstbewijs. De gebruiker kan deze bonnetjes eenvoudig in een eenvoudig proces aan de facturen koppelen.

Nadat elke factuur en ontvangstbewijs correct zijn gekoppeld en gecodeerd, keurt de creditcardgebruiker de factuur goed en wordt deze standaard doorgestuurd naar de boekhouder van het personeel voor goedkeuring. U kunt uw gebruikers de mogelijkheid geven om de factuur handmatig naar een andere persoon te sturen, zoals een projectmanager. De factuur wordt vervolgens weer in het boekhoudsysteem ingevoerd zodra de accountant de definitieve goedkeuring heeft gegeven.