Face2Faces

Face2faces – De eerste digitale berichten- en archiefkast

Organisaties hebben er altijd naar gestreefd hun communicatie beter te organiseren. Drie belangrijke mijlpalen hebben deze geschiedenis getekend:

- De losse bladen: geïsoleerd, los van elkaar, inspireerden e-mail, faxen en faxen. Snel maar verspreid, deze tools creëren geen structuur.

- Het gebonden notitieboek: een continue stroom, pagina na pagina. Dit is de logica van instant messaging (WhatsApp, Teams, Slack): alles is gecentraliseerd, maar alleen gestapeld op datum. Geen thematische classificatie.

- De tabbladenmap: de enige echte structureringstool. Elk onderwerp heeft een eigen tabblad, informatie wordt geordend op onderwerp en vervolgens op datum. Deze kan worden geclassificeerd, teruggevonden en benut.

Face2faces is de eerste applicatie die deze tabbladenlogica toepast in de digitale wereld.

Elk project wordt een tabblad. Elk onderwerp komt overeen met een tabblad. Elk bericht of document wordt automatisch op de juiste plaats gearchiveerd zodra het is verzonden.

De drie basisprincipes van de digitale archiefkast

1. De archiefkast centraliseert

Dit is de primaire missie. Alles wordt verzameld op één plek. Informatie is niet langer verspreid over 15 verschillende tools: elk project heeft zijn eigen map.

2. Tussenschotten zorgen voor structuur

Ze organiseren uitwisselingen en documenten per thema. Net als in een papieren archiefkast scheidt en verduidelijkt elke tussenschot: juridisch, boekhoudkundig, HR, productie... geen vermenging.

3. Medewerkers worden toegewezen

Elke medewerker wordt toegewezen aan de juiste tussenschot, afhankelijk van zijn of haar rol en vaardigheden. De accountant werkt bij "Financiën", de jurist bij "Juridisch" en de productie bij "Technisch".

Resultaat: centralisatie + structurering + toewijzing = totale duidelijkheid.

Unieke kenmerken

- Direct archiveren: elke uitwisseling wordt direct na verzending gearchiveerd, zonder dat deze achteraf hoeft te worden gearchiveerd.

- Drie niveaus van vertrouwelijkheid: privé, semi-privé of gedeeld met het hele team. - Direct zoeken: vind een bericht of document met drie klikken, zelfs na jaren.

- Geïntegreerd logboek: alle activiteiten worden bijgehouden per map, per index en per medewerker.

- Duidelijke traceerbaarheid: u weet wie heeft gereageerd, wie nog moet reageren en wat de status van elk project is.

Waarom Face2faces een gamechanger is

E-mails en chats zijn uitgevonden om te voldoen aan de behoefte aan snelheid en directheid. Maar ze creëerden nieuwe problemen: verspreiding, overbelasting, verlies van informatie en gebrek aan structuur.

Ze zijn een reflex geworden, maar geen oplossing.

Face2faces introduceert een nieuwe logica. Het is niet "zomaar een berichtenservice": het is de eerste digitale berichtenservice annex archiefkast.

Het centraliseert, structureert, wijst toe en volgt. En deze verandering in logica transformeert communicatie tot een echte kennistool.

De 5 pijlers van Face2faces

1. Centralisatie: één ruimte, één archiefkast per project.

2. Structuur: thematische indeling, geen vermenging.

3. Geordend bij verzending: alles staat direct op zijn plaats.

4. Traceerbaarheid en zoekfunctie: wie wat zei, wanneer, over welk onderwerp, gevonden in 3 klikken.

5. Verbeterde menselijke verbinding: minder rommel, meer duidelijkheid = betere samenwerking en vertrouwen.

De belofte van Face2faces

Face2faces is geen extra tool.

Het is de logische voortzetting van de communicatiegeschiedenis: na papier en notitieboek komt eindelijk de digitale map.

Een berichtensysteem dat digitale rommel elimineert, mentale vermoeidheid vermindert en uw uitwisselingen transformeert in een betrouwbaar, georganiseerd en kapitaliseerbaar geheugen.

Face2faces – uw projecten zullen nooit meer dezelfde rommel zijn.