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Gestión de documentos electrónicos, que proporciona el control de la ejecución de la disciplina. El sistema proporciona al mismo tiempo los medios de trabajo colaborativo de los empleados con documentos y herramientas preparadas para automatizar los procesos de gestión de documentos y monitorear la ejecución de las instrucciones.

Las principales funciones del sistema de gestión de documentos electrónicos.

Las funciones principales del sistema de gestión de documentos electrónicos son:

- registro de documentos;

— control de ejecución de documentos;

— control del movimiento de documentos en papel y electrónicos, manteniendo el historial de trabajo con documentos;

— creación y edición de detalles de documentos;

— formación de informes sobre el flujo de documentos de la empresa;

- crear un documento directamente en el sistema;

- trabajar con versiones de documentos, documentos complejos de múltiples componentes y múltiples formatos, archivos adjuntos;

— distribución electrónica de documentos;

— trabajar con documentos en carpetas;

- reducir el costo de acceso a la información y procesamiento de documentos.

Ventajas de la gestión electrónica de documentos

Entre las principales ventajas de la gestión electrónica de documentos se encuentran las siguientes:

– almacenamiento centralizado, estructurado y sistematizado de documentos en un archivo electrónico;

— reducir el costo de impresión, franqueo y almacenamiento de documentos en papel;

- un enfoque uniforme de los procedimientos para la formación y procesamiento de un documento (registro, aprobación, etc.);

— reducción del tiempo de entrega, registro y coordinación de documentos;

— la velocidad de firma de documentos;

- la capacidad de realizar cualquier operación con documentos en línea durante todo el día: buscar, descargar, imprimir, verificar, rechazar y también rastrear su movimiento;

— búsqueda rápida de documentos.

- en el sistema de gestión de documentos electrónicos, la organización no puede imprimir documentos, sino almacenarlos en un archivo electrónico.

- si es necesario, los documentos almacenados en el archivo, si es necesario, se pueden imprimir.