IJRO.GOV.UZ

Manajemen dokumen elektronik, yang memberikan kontrol pelaksanaan disiplin. Sistem ini sekaligus menyediakan sarana kerja kolaboratif karyawan dengan dokumen dan alat siap pakai untuk mengotomatisasi proses manajemen dokumen dan memantau pelaksanaan instruksi.

Fungsi utama dari sistem manajemen dokumen elektronik

Fungsi utama dari sistem manajemen dokumen elektronik adalah:

- pendaftaran dokumen;

— pengendalian pelaksanaan dokumen;

— kontrol pergerakan dokumen kertas dan elektronik, menjaga riwayat pekerjaan dengan dokumen;

— pembuatan dan pengeditan rincian dokumen;

— pembentukan laporan tentang aliran dokumen perusahaan;

- membuat dokumen langsung di sistem;

- bekerja dengan versi dokumen, dokumen multi-komponen dan multi-format yang kompleks, lampiran;

— distribusi dokumen secara elektronik;

— bekerja dengan dokumen dalam folder;

- mengurangi biaya akses ke informasi dan pemrosesan dokumen.

Keuntungan dari manajemen dokumen elektronik

Keuntungan utama dari manajemen dokumen elektronik meliputi:

– penyimpanan dokumen yang terpusat, terstruktur dan sistematis dalam arsip elektronik;

— mengurangi biaya pencetakan, perangko dan penyimpanan dokumen kertas;

- pendekatan seragam untuk prosedur pembentukan dan pemrosesan dokumen (pendaftaran, persetujuan, dll.);

— pengurangan waktu untuk pengiriman, pendaftaran dan koordinasi dokumen;

— kecepatan penandatanganan dokumen;

- kemampuan untuk melakukan operasi apa pun dengan dokumen online sepanjang waktu: mencari, mengunduh, mencetak, memverifikasi, menolak, dan juga melacak pergerakannya;

- pencarian cepat untuk dokumen.

- dalam sistem manajemen dokumen elektronik, organisasi tidak boleh mencetak dokumen, tetapi menyimpannya dalam arsip elektronik.

- jika perlu, dokumen yang disimpan dalam arsip, jika perlu, dapat dicetak.