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Gestion électronique des documents, qui permet de contrôler la discipline d'exécution. Le système fournit à la fois les moyens de travail collaboratif des employés avec des documents et des outils prêts à l'emploi pour automatiser les processus de gestion des documents et surveiller l'exécution des instructions.

Les principales fonctions du système de gestion électronique de documents

Les principales fonctions du système de gestion électronique de documents sont :

- enregistrement des documents;

— contrôle de l'exécution des documents ;

— contrôle du mouvement des documents papier et électroniques, maintien de l'historique du travail avec les documents;

— création et édition des détails des documents ;

— formation de rapports sur le flux de documents de l'entreprise;

- créer un document directement dans le système ;

- travailler avec des versions de documents, des documents complexes multi-composants et multi-formats, des pièces jointes ;

— distribution électronique de documents ;

— travailler avec des documents dans des dossiers ;

- réduire les coûts d'accès à l'information et de traitement des documents.

Avantages de la gestion électronique des documents

Les principaux avantages de la gestion électronique des documents sont les suivants :

– stockage centralisé, structuré et systématisé des documents dans une archive électronique ;

— réduire les coûts d'impression, d'affranchissement et de stockage des documents papier ;

- une approche uniforme des procédures de constitution et de traitement d'un acte (enregistrement, visa, etc.) ;

— réduction des délais de livraison, d'enregistrement et de coordination des documents ;

— la rapidité de signature des documents ;

- la possibilité d'effectuer toutes les opérations avec des documents en ligne 24 heures sur 24 : rechercher, télécharger, imprimer, vérifier, rejeter et également suivre leur mouvement ;

— recherche rapide de documents.

- dans le système de gestion électronique des documents, l'organisation ne peut pas imprimer de documents, mais les stocker dans une archive électronique.

- si nécessaire, les documents stockés dans l'archive, si nécessaire, peuvent être imprimés.