IJRO.GOV.UZ

مدیریت اسناد الکترونیکی که کنترل اجرای نظم و انضباط را فراهم می کند. این سیستم در عین حال ابزار کار مشترک کارکنان را با اسناد و ابزارهای آماده برای خودکارسازی فرآیندهای مدیریت اسناد و نظارت بر اجرای دستورالعمل ها فراهم می کند.

وظایف اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

وظایف اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی عبارتند از:

- ثبت اسناد؛

- کنترل اجرای اسناد؛

- کنترل حرکت اسناد کاغذی و الکترونیکی، حفظ تاریخچه کار با اسناد.

- ایجاد و ویرایش جزئیات اسناد؛

- تشکیل گزارش در مورد جریان اسناد شرکت؛

- ایجاد یک سند به طور مستقیم در سیستم؛

- کار با نسخه های سند، اسناد پیچیده چند جزیی و چند قالبی، پیوست ها.

- توزیع الکترونیکی اسناد؛

- کار با اسناد در پوشه ها؛

- کاهش هزینه دسترسی به اطلاعات و پردازش اسناد.

مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی

مزایای اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی شامل موارد زیر است:

- ذخیره سازی متمرکز، ساختار یافته و سیستماتیک اسناد در یک آرشیو الکترونیکی؛

- کاهش هزینه چاپ، پست و نگهداری اسناد کاغذی؛

- رویکرد یکنواخت به رویه های تشکیل و پردازش یک سند (ثبت، تایید و غیره)؛

- کاهش زمان تحویل، ثبت و هماهنگی اسناد.

- سرعت امضای اسناد؛

- امکان انجام هر گونه عملیات با اسناد بصورت آنلاین در شبانه روز: جستجو، دانلود، چاپ، تایید، رد کردن، و همچنین پیگیری حرکت آنها.

- جستجوی سریع اسناد

- در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، سازمان ممکن است اسناد را چاپ نکند، اما آنها را در یک آرشیو الکترونیکی ذخیره کند.

- در صورت لزوم، اسناد ذخیره شده در آرشیو، در صورت لزوم، قابل چاپ هستند.