Records Management

Mise à jour pour 2023, l'application de gestion des dossiers du Département de la Marine (DON) est la version mobile du cours de formation obligatoire sur la gestion des dossiers du DON. Cette formation annuelle basée sur une application fournit au personnel les directives et les meilleures pratiques en matière de gestion des documents conformément aux réglementations fédérales. Il aide les utilisateurs à comprendre les méthodes générales de tenue des dossiers, le cycle de vie des dossiers, les dispositions, les dossiers essentiels, les dossiers électroniques, les dossiers des cadres supérieurs et les informations connexes. En particulier, l'application aidera les utilisateurs à comprendre leurs devoirs concernant les dossiers dont ils sont responsables. Certaines de ces responsabilités incluent :

- S'assurer que vous connaissez les politiques et procédures de gestion des documents de votre agence

- Examiner le plan de classement de votre bureau et déterminer les documents dont vous êtes responsable de la conservation

- Suivre les directives de conservation et de destruction spécifiées dans le calendrier des enregistrements

- Informer votre responsable des dossiers de toute divergence ou mise à jour nécessaire du plan de classement

- Comprendre que vous pouvez être tenu responsable si un dossier n'est pas correctement géré.

Vérification de l'achèvement du cours :

- Les résultats de fin de cours peuvent être envoyés par courrier électronique au système de gestion et de planification de la formation de la marine (NTMPS) pour être affichés dans la veste de formation électronique (ETJ).

- Les utilisateurs doivent conserver les e-mails de certificat d'achèvement de cours jusqu'à ce que la publication réussie dans leur ETJ ou système de planification de la formation de la flotte (FLTMPS) puisse être vérifiée.

- Si l'achèvement n'apparaît pas dans ETJ ou FLTMPS après 72 heures, les utilisateurs peuvent souhaiter transmettre une copie de l'e-mail à leur superviseur ou coordinateur FLTMPS/Formation POC comme vérification de l'achèvement. Si nécessaire, le coordinateur FLTMPS peut enregistrer manuellement l'achèvement du cours à l'aide du formulaire d'achèvement de l'événement d'apprentissage FLTMPS.