Records Management

Приложение Департамента военно-морского флота (DON) по управлению записями, обновленное в 2023 году, представляет собой мобильную версию обязательного учебного курса по управлению записями DON. В рамках этого ежегодного обучения с использованием приложения персонал знакомится с рекомендациями и передовыми методами управления документами в соответствии с федеральными нормами. Это помогает пользователям понять общие методы ведения документации, жизненный цикл документации, распоряжение, основные записи, электронные записи, записи старших руководителей и связанную информацию. В частности, приложение поможет пользователям понять свои обязанности в отношении записей, за ведение которых они несут ответственность. Некоторые из этих обязанностей включают в себя:

- Убедитесь, что вы знаете политики и процедуры управления документами вашего агентства.

- Проверка файлового плана вашего офиса и определение материалов, за ведение которых вы несете ответственность.

- Следуя указаниям по хранению и утилизации, указанным в графике записей

- Информирование вашего менеджера записей о любых несоответствиях или необходимых обновлениях в файловом плане

- Понимание того, что вы можете быть привлечены к ответственности, если запись не управляется должным образом.

Подтверждение завершения курса:

- Завершенные курсы можно отправить по электронной почте в систему управления и планирования обучения ВМФ (NTMPS) для отображения в электронной учебной куртке (ETJ).

- Пользователи должны сохранять электронные письма с сертификатами об окончании курса до тех пор, пока не будет подтверждена успешная публикация в их ETJ или Системе планирования управления обучением флота (FLTMPS).

- Если завершение не отображается в ETJ или FLTMPS через 72 часа, пользователи могут переслать копию электронного письма своему руководителю или координатору FLTMPS/Свидетелю обучения в качестве подтверждения завершения. При необходимости координатор FLTMPS может зарегистрировать завершение курса вручную, используя форму завершения учебного мероприятия FLTMPS.