Records Management

2023 के लिए अपडेट किया गया, नौसेना विभाग (DON) रिकॉर्ड्स प्रबंधन एप्लिकेशन अनिवार्य DON रिकॉर्ड्स प्रबंधन प्रशिक्षण पाठ्यक्रम का मोबाइल संस्करण है। यह वार्षिक, ऐप-आधारित प्रशिक्षण कार्मिकों को रिकॉर्ड प्रबंधन दिशानिर्देश और संघीय नियमों के अनुसार सर्वोत्तम अभ्यास प्रदान करता है। यह उपयोगकर्ताओं को सामान्य रिकॉर्डकीपिंग विधियों, रिकॉर्ड जीवनचक्र, स्वभाव, आवश्यक रिकॉर्ड, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड, वरिष्ठ नेताओं के रिकॉर्ड और संबंधित जानकारी को समझने में मदद करता है। विशेष रूप से, ऐप उपयोगकर्ताओं को उन रिकॉर्डों के संबंध में उनके कर्तव्यों को समझने में मदद करेगा जो वे बनाए रखने के लिए जिम्मेदार हैं। उनमें से कुछ जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

- सुनिश्चित करना कि आपको अपनी एजेंसी की अभिलेख प्रबंधन नीतियों और प्रक्रियाओं की जानकारी है

- अपने कार्यालय की फाइल योजना की समीक्षा करना और उन सामग्रियों का निर्धारण करना जिन्हें बनाए रखने के लिए आप जिम्मेदार हैं

- रिकॉर्ड शेड्यूल में निर्दिष्ट प्रतिधारण और निपटान मार्गदर्शन का पालन करना

- फ़ाइल योजना में किसी भी विसंगति या आवश्यक अद्यतन के बारे में अपने रिकॉर्ड प्रबंधक को सूचित करना

- यह समझना कि यदि रिकॉर्ड ठीक से प्रबंधित नहीं किया जाता है तो आपको उत्तरदायी ठहराया जा सकता है।

कोर्स पूरा होने का सत्यापन:

- इलेक्ट्रॉनिक प्रशिक्षण जैकेट (ETJ) में प्रदर्शित करने के लिए कोर्स के अंत में पूर्णता नौसेना प्रशिक्षण प्रबंधन और योजना प्रणाली (NTMPS) को ईमेल की जा सकती है।

- उपयोगकर्ताओं को अपने ETJ या फ्लीट ट्रेनिंग मैनेजमेंट प्लानिंग सिस्टम (FLTMPS) में सफल पोस्टिंग को सत्यापित किए जाने तक पाठ्यक्रम पूरा होने के प्रमाणपत्र ईमेल को बनाए रखना चाहिए।

- यदि 72 घंटों के बाद ETJ या FLTMPS में पूर्णता दिखाई नहीं देती है, तो उपयोगकर्ता पूर्णता के सत्यापन के रूप में अपने पर्यवेक्षक या FLTMPS समन्वयक/प्रशिक्षण POC को ईमेल की एक प्रति अग्रेषित करना चाह सकते हैं। जरूरत पड़ने पर, FLTMPS समन्वयक FLTMPS लर्निंग इवेंट कंप्लीशन फॉर्म का उपयोग करके मैन्युअल रूप से कोर्स पूरा करने को रिकॉर्ड कर सकता है।