Records Management

Aggiornata per il 2023, l'applicazione per la gestione dei documenti del Dipartimento della Marina (DON) è la versione mobile del corso di formazione obbligatorio per la gestione dei documenti DON. Questa formazione annuale basata su app fornisce al personale le linee guida e le migliori pratiche per la gestione dei record in conformità con le normative federali. Aiuta gli utenti a comprendere i metodi generali di tenuta dei registri, il ciclo di vita dei registri, le disposizioni, i registri essenziali, i registri elettronici, i registri dei dirigenti senior e le informazioni correlate. In particolare, l'app aiuterà gli utenti a comprendere i propri doveri in merito ai registri di cui sono responsabili. Alcune di queste responsabilità includono:

- Assicurarti di conoscere le politiche e le procedure di gestione dei documenti della tua agenzia

- Rivedere il piano dei file del tuo ufficio e determinare i materiali che sei responsabile della manutenzione

- Seguendo la guida alla conservazione e allo smaltimento specificata nel programma dei registri

- Informare il tuo Records Manager di eventuali discrepanze o aggiornamenti necessari al piano file

- Capire che puoi essere ritenuto responsabile se un record non è gestito correttamente.

Verifica del completamento del corso:

- I completamenti di fine corso possono essere inviati tramite e-mail al Navy Training Management and Planning System (NTMPS) per essere visualizzati nella giacca da addestramento elettronica (ETJ).

- Gli utenti devono conservare le e-mail del certificato di completamento del corso fino a quando non sarà possibile verificare la corretta pubblicazione nel proprio ETJ o Fleet Training Management Planning System (FLTMPS).

- Se il completamento non viene visualizzato in ETJ o FLTMPS dopo 72 ore, gli utenti potrebbero voler inoltrare una copia dell'e-mail al proprio supervisore o al coordinatore FLTMPS/POC di formazione come verifica del completamento. Se necessario, il coordinatore FLTMPS può registrare manualmente il completamento del corso utilizzando il modulo di completamento dell'evento di apprendimento FLTMPS.