hh2 AP Payments

Der einzige Workflow, den Sie für Rechnungen und Kreditkarten benötigen: hh2 AP Payments.

Mit hh2 AP Payments behalten Sie die Kontrolle über Ihre Rechnungen, Kreditkartenausgaben, Erstattungen und Ihren Einkaufs-Workflow. Dank Tools zur Erfassung und Kontierung von Rechnungen und Kreditkartentransaktionen, intuitiven Erstattungs-Workflows und vielfältigen Genehmigungsoptionen läuft die Kreditorenbuchhaltung so reibungslos wie nie zuvor. Und das alles kombiniert mit einer professionellen Buchhaltungsintegration.

Intuitive Rechnungskontierung und -genehmigung

Apps für Smartphones und Tablets sowie eine umfassende Website machen den Prozess besonders mobilfreundlich. Importieren Sie Rechnungen per E-Mail, über Ihr Netzwerk oder direkt über Ihr Mobilgerät. Kontieren Sie die Rechnung einem Auftrag, einer Verpflichtung, einem Verpflichtungsposten, einer Kostenstelle, einer Kategorie, einem Ausgabenkonto, einem Kreditorenkonto oder einer Steuergruppe. Verteilen Sie die Kosten auf mehrere Aufträge oder Kontierungsstellen.

So funktioniert es:

Importieren Sie Ihre Rechnungen auf intuitive Weise in hh2 AP Payments – ganz ohne Unterbrechung Ihres Tagesgeschäfts. Die E-Mail-Erfassung erfasst PDFs aus überwachten E-Mail-Konten und importiert sie direkt in unser System. Mit der Netzwerk-Erfassung können Sie einen Ordner in Ihrem Netzwerk einrichten, der alle dort eingegangenen Dokumente automatisch empfängt. Die mobile Erfassung erfasst Dokumente, die mit nativen mobilen Apps eingescannt wurden, und stellt sie der hh2 AP Payments App zur Verfügung.

Rechnungen, die in das System importiert werden, können einfach einem Genehmigungsprozess zugewiesen werden. Die Genehmigungsprozesse können auf einem Auftrag, einer Gruppe oder manuell eingereichten Dokumenten basieren. Alternativ können Sie benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Sobald die Rechnung die endgültige Genehmigung erhalten hat, wird sie automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisiert.

Transaktionskodierung für Kreditkarten und Kostenerstattungen

Ihre Mitarbeiter können ihre Belege fotografieren und diese direkt beim Kauf mit ihrem Smartphone oder Tablet kodieren. Die meisten Belege werden beim Import in AP Payments automatisch mit den Kreditkartenrechnungen verknüpft. Sollte Ihr Beleg nicht mit der zugehörigen Rechnung verknüpft sein, nutzen Sie unsere benutzerfreundlichen Tools zur manuellen Verknüpfung Ihrer Dokumente. Vereinfachen Sie Kreditkartentransaktionen und Kostenerstattungen mit den eleganten Codierungs- und Tracking-Funktionen von AP Payments für Ihre Buchhaltungsprozesse.

Revolutionäre Genehmigung und Weiterleitung von Kreditkartenbelegen und Kostenerstattungen

Fotografieren Sie den Beleg direkt beim Kauf und sparen Sie sich die Aufbewahrung. Ordnen Sie den Beleg einfach einem Auftrag, Kostenstellencode, einer Kategorie, einer Verpflichtung, einem Verpflichtungsposten oder einem Konto zu. Verteilen Sie die Kosten auf mehrere Aufträge oder Abrechnungsprozesse. Kostenerstattungen werden ähnlich wie Belege codiert und können denselben Genehmigungsprozess durchlaufen oder einen eigenen Genehmigungsprozess erhalten.

So funktioniert es:

Ihre Mitarbeiter fotografieren ihre Belege direkt beim Kauf. Sie können diese Aufträgen, Kostenstellencodes, Verpflichtungen, Verpflichtungsposten, Kategorien oder Konten zuordnen. Bei Bedarf können sie auch einen Kommentar hinzufügen.

Ihr Buchhalter importiert die Kreditkartenausgaben in AP Payments. Für jede Ausgabe wird eine Rechnung erstellt, die automatisch an den Kreditkarteninhaber weitergeleitet wird. Rechnungen werden automatisch mit den Belegen verknüpft, wenn Datum und Betrag übereinstimmen. Bei einigen Belegen kann die Verknüpfung aufgrund eines fehlerhaften Datums oder Betrags fehlschlagen. Der Benutzer kann diese Belege jedoch problemlos den Rechnungen zuordnen. Sobald Rechnung und Beleg verknüpft und korrekt kontiert sind, genehmigt der Kreditkarteninhaber die Rechnung. Diese wird standardmäßig zur Genehmigung an den zuständigen Buchhalter weitergeleitet. Alternativ können Sie Ihren Benutzern die Möglichkeit geben, die Rechnung manuell an eine andere Person, z. B. einen Projektmanager, weiterzuleiten. Nach der endgültigen Genehmigung durch den Buchhalter wird die Rechnung wieder in das Buchhaltungssystem importiert.