hh2 AP Payments

Le seul flux de travail dont vous aurez besoin pour vos factures et cartes de crédit. hh2 AP Payments.

Maîtrisez vos factures, vos dépenses par carte de crédit, vos remboursements et votre processus d'achat avec hh2 AP Payments. Grâce à des outils de saisie et de codification des factures et des transactions par carte de crédit, des flux de remboursement intuitifs et de nombreuses options d'approbation, le routage et l'approbation des factures fournisseurs n'ont jamais été aussi simples. Le tout est intégré à votre comptabilité.

Codification et approbation intuitives des factures

Des applications pour smartphones et tablettes, ainsi qu'un site web complet, rendent le processus extrêmement facile à utiliser sur mobile.

Importez vos factures par e-mail, via votre réseau ou directement depuis votre appareil mobile.

Codez la facture avec un projet, un engagement, un poste d'engagement, un code de coût, une catégorie, un compte de dépenses, un compte fournisseur ou un groupe de taxes.

Répartissez le coût entre plusieurs projets ou pratiques de codification.

Fonctionnement :

Importez vos factures dans hh2 AP Payments de manière intuitive, sans perturber vos activités quotidiennes. La capture par e-mail permet d'importer directement dans notre système les fichiers PDF provenant des comptes de messagerie surveillés. La capture réseau vous permet de créer un dossier sur votre réseau qui importera tous les documents qui y sont soumis. La capture mobile permet de numériser les documents à l'aide d'applications mobiles natives et de les transférer vers l'application hh2 AP Payments.

Les factures importées dans le système peuvent facilement se voir attribuer un circuit d'approbation. Ce circuit peut être basé sur un projet, un groupe, une soumission manuelle ou vous pouvez créer des circuits personnalisés pour répondre à vos besoins d'approbation.

Une fois la facture approuvée, elle est automatiquement synchronisée avec votre système comptable.

Codage des transactions par carte de crédit et remboursement

Vos employés peuvent photographier leurs reçus et les coder sur leur smartphone ou leur tablette au moment de l'achat. La plupart des reçus sont automatiquement associés aux factures de carte de crédit lors de leur importation dans AP Payments. Si votre reçu n'est pas lié à sa facture, utilisez nos outils intuitifs pour lier manuellement vos documents. Simplifiez la gestion des transactions par carte bancaire et des remboursements grâce aux fonctionnalités de codage et de suivi performantes d'AP Payments.

Approbation et acheminement révolutionnaires des reçus et remboursements par carte bancaire

Photographiez le reçu au moment de l'achat : plus besoin de le conserver.

Codez facilement le reçu selon un projet, un code de coût, une catégorie, un engagement, un poste d'engagement ou un compte.

Répartissez le coût entre plusieurs projets ou pratiques de codage.

Les remboursements sont codés de la même manière que les reçus et peuvent suivre les mêmes circuits d'approbation ou être configurés selon leur propre circuit.

Fonctionnement :

Vos employés peuvent photographier leurs reçus au moment de l'achat. Ils peuvent les coder selon des projets, des codes de coût, des engagements, des postes d'engagement, des catégories ou des comptes. Ils peuvent également ajouter un commentaire si nécessaire.

Votre comptable interne importe les dépenses par carte bancaire dans AP Payments. Chaque dépense génère une facture qui est automatiquement acheminée au titulaire de la carte. Les factures seront automatiquement associées aux reçus si la date et la dépense correspondent. Il est possible que certains reçus ne soient pas associés en raison d'une date ou d'un montant incorrect. L'utilisateur peut facilement associer ces reçus aux factures correspondantes.

Une fois chaque facture et reçu associés et correctement codés, l'utilisateur de la carte de crédit approuve la facture, qui est ensuite transmise, par défaut, au comptable interne pour validation. Il est également possible d'autoriser les utilisateurs à transmettre manuellement la facture à une autre personne, comme un chef de projet. La facture est alors réintégrée au système comptable après validation finale par le comptable.