Getting Things Done

A arte da produtividade sem estresse

Este livro dispensa apresentações, é a bíblia da produtividade. Ele vendeu mais de 1,5 milhão de cópias de seu sistema de produtividade simples, mas eficaz. O livro foi revisado e atualizado em 2015 para refletir as mudanças na tecnologia, desde que foi originalmente publicado em 2001 – mais de uma década atrás.

Este sistema sempre foi atemporal, no entanto. Você pode fazer isso no papel, online ou agora em seu smartphone, assim que largar o livro.

Não poderei retratar o sistema em todos os detalhes aqui, mas como isso foi feito em toda a Internet, ficarei feliz em fazer minhas 3 principais lições:

Use um balde de coleta para armazenar coisas fora de sua mente e mantenha o foco.

Crie uma lista de “próximas ações” para todos os seus projetos para evitar pensar no momento.

Faça uma revisão semanal de tudo, ou então!

Pronto para a produtividade simplificada? Vamos!

Lição 1: Use um “balde de coleta” para armazenar coisas fora de sua mente e manter o foco.

Este foi um grande divisor de águas para mim em 2015. Há uma razão para ter chegado ao primeiro lugar nesta lista.

Sabe aquela sensação horrível que você tem quando lembra que precisa comprar leite?

Você não consegue deslembrar e isso continua te incomodando, enquanto tudo o que você está tentando fazer é trabalhar.

Seu balde de coleta pode ser um simples pedaço de papel, um caderno ou nota dentro de uma nota em seu telefone ou até mesmo um balde físico em seu escritório.

Ele serve como um meio de coletar todas as interrupções, sejam elas na forma de pensamentos em sua mente ou tarefas entregues a você por colegas de trabalho.

O que quer que caia em seu cérebro ou colo enquanto você está ocupado trabalhando (por exemplo, durante um bloqueio de tempo), vai para lá.

Isso permite que você desvie das interrupções à medida que elas ocorrem e evita que sua mente descarrilhe, enquanto você está em um rolo de produtividade.

Claro que este sistema só é bom se você esvaziar seu balde ou baldes de coleta regularmente, ele sugere semanalmente.

Seu cérebro só terá uma sensação de alívio ao colocar algo em seu balde de coleta quando souber que tudo o que cair lá será resolvido mais cedo ou mais tarde.

Lição 2: Crie uma lista de “próximas ações” para todos os seus projetos para evitar pensar no momento.

Aqui está o maior problema com as listas de tarefas: elas o levam a pensar que você pode saber com antecedência o quanto será capaz de realizar.

A má notícia é que você não pode.

Claro, você pode fazer uma lista com 17 itens, mas nada disso conta com interrupções, crises, atrasos, outras pessoas ou, e isso também acontece, uma simples falta de energia onde você simplesmente não consegue fazer tanto.

Ele sugere que você faça isso: crie uma lista de “próximas ações”, onde lista todas as tarefas específicas (= leva menos de 30 minutos) de seus projetos atuais.

Dessa forma, você sempre sabe no que trabalhar a seguir, quando tiver tempo e energia para trabalhar, ou seja, basta pegar a lista, escolher uma tarefa e pronto.

Você pode até ter várias listas de “próximas ações” e classificá-las por projeto ou local de onde você pode realizar as tarefas.

Por exemplo, você pode fazer essas listas: laptop com wi-fi, laptop sem wi-fi, telefone, notebook.

Agora, quando você está no aeroporto e seu voo está atrasado, mas não há wi-fi e seu telefone está morto, você ainda pode pegar sua lista de anotações e fazer algo no papel.

Observação: a lista de “próximas ações” era uma parte importante do belo sistema de produtividade para essencialistas que descrevi aqui.

Lição 3: Faça uma revisão semanal de tudo, senão!

Eles são tão bons quanto estão atualizados.

Esvazie seus baldes de coleta na tarde de sexta-feira, por exemplo, e atualize todas as suas listas. Você terá uma visão panorâmica e garantirá que tudo esteja completo.

Esta é a parte que torna todo o sistema livre de estresse e, se você relaxar, pagará o preço mental.