Getting Things Done

De kunst van stressloze productiviteit

Dit boek behoeft nauwelijks introductie, het is de bijbel van productiviteit. Hij heeft meer dan 1,5 miljoen exemplaren van zijn eenvoudige, maar effectieve productiviteitssysteem verkocht. Het boek is in 2015 herzien en bijgewerkt om de veranderingen in de technologie weer te geven, sinds het voor het eerst werd gepubliceerd in 2001 - meer dan tien jaar geleden.

Dit systeem is echter altijd tijdloos geweest. Je zou het op papier kunnen doen, online of nu op je smartphone, zodra je het boek neerlegt.

Ik kan het systeem hier niet in detail weergeven, maar aangezien dat overal op internet is gedaan, neem ik graag mijn top 3 lessen:

Gebruik een verzamelemmer om dingen buiten je hoofd op te bergen en gefocust te blijven.

Maak een lijst met "volgende acties" voor al uw projecten om te voorkomen dat u in het moment denkt.

Doe een wekelijkse review van alles, of anders!

Klaar voor productiviteit eenvoudig gemaakt? Laten we gaan!

Les 1: Gebruik een "verzamelbak" om dingen buiten je geest op te bergen en gefocust te blijven.

Deze is in 2015 een grote game-wisselaar voor mij geweest. Er is een reden waarom hij nummer 1 op deze lijst is geworden.

Ken je dat vreselijke gevoel dat je hebt als je je herinnert dat je melk moet kopen?

Je kunt het je niet meer herinneren en het blijft maar zeuren, terwijl je alleen maar probeert te werken.

Uw verzamelemmer kan een eenvoudig stuk papier zijn, een notitieboekje of een briefje in een briefje op uw telefoon, of zelfs een fysieke emmer in uw kantoor.

Het dient als een middel om alle onderbrekingen te verzamelen, of ze nu in de vorm van gedachten in je geest komen of to-do's die door collega's aan je worden overhandigd.

Wat er ook in je brein of schoot belandt terwijl je druk aan het werk bent (bijvoorbeeld tijdens een terugliggend tijdblok), gaat daar naar binnen.

Hierdoor kunt u onderbrekingen afweren zodra ze zich voordoen en voorkomt u dat uw geest ontspoort, terwijl u productief bezig bent.

Natuurlijk is dit systeem alleen goed als je je opvangemmer of emmers regelmatig leegt, stelt hij wekelijks voor.

Je brein zal alleen een gevoel van opluchting krijgen als je iets in je verzamelemmer stopt als het weet dat wat daar ook terechtkomt, eerder vroeger dan later zal worden opgevangen.

Les 2: Maak een lijst met "volgende acties" voor al uw projecten om te voorkomen dat u in het moment denkt.

Dit is het grootste probleem met takenlijsten: ze laten je denken dat je van tevoren kunt weten hoeveel je kunt bereiken.

Het slechte nieuws is dat je dat niet kunt.

Natuurlijk kun je een lijst maken met 17 items, maar niets van dat alles houdt rekening met onderbrekingen, crises, vertragingen, andere mensen of, en dit gebeurt ook, een eenvoudig gebrek aan energie waardoor je gewoon niet zoveel kunt doen.

Hij raadt u aan dit in plaats daarvan te doen: maak een lijst met "volgende acties", waarin u alle specifieke taken opsomt (= duurt minder dan 30 minuten) van uw huidige projecten.

Op die manier weet je altijd waar je vervolgens aan moet werken, wanneer je de tijd en energie hebt om te werken, wat betekent dat je gewoon de lijst tevoorschijn haalt, een taak kiest en aan de slag gaat.

U kunt zelfs meerdere lijsten met "volgende acties" hebben en deze sorteren op project of locatie waar u de taken erop kunt uitvoeren.

Je zou bijvoorbeeld deze lijstjes kunnen maken: laptop met wifi, laptop zonder wifi, telefoon, notebook.

Als je nu op het vliegveld bent en je vlucht is vertraagd, maar er is geen wifi en je telefoon is dood, kun je nog steeds je notitieboekje tevoorschijn halen en iets op papier doen.

Opmerking: de lijst met "volgende acties" was een belangrijk onderdeel van het prachtige productiviteitssysteem voor essentialisten dat ik hier beschreef.

Les 3: Doe een wekelijkse review van alles, of anders!

Ze zijn zo goed als ze up-to-date zijn.

Leeg je verzamelbakken bijvoorbeeld op vrijdagmiddag en werk dan al je lijsten bij. Je krijgt een vogelvlucht en zorgt ervoor dat alles compleet is.

Dit is het deel dat het hele systeem stressvrij maakt en als je eraan verslapt, betaal je de mentale prijs.