meetingpoints - 会議運用支援サービス

Zentralisiert Besprechungsinformationen von der Festlegung der Besprechungsagenda bis zur Erstellung von Besprechungsprotokollen, um eine effiziente Besprechungsmoderation zu unterstützen. Es handelt sich um eine Gruppe von Funktionen, die von Fachleuten für Konferenzmoderation entwickelt wurden und in die Praxis umgesetzt und konkret genutzt werden können. Sie sind nützlich für diejenigen, die Konferenzen veranstalten, und für diejenigen, die daran teilnehmen.

Dieser Service kann nicht nur von Geschäftsleuten genutzt werden, sondern auch von allen Diskussionsteilnehmern wie Studierenden, Kreisen und Familien.

■ Besprechungsinformationen zentralisieren

Eine Sammlung von Informationen, die für Besprechungen erforderlich sind, z. B. Datum und Uhrzeit der Besprechung, Ort, Web-Besprechungs-URL, Besprechungsagenda, Besprechungsmaterialien und Teilnehmer. Es entfällt die Notwendigkeit, in E-Mails, Chats, Dateiservern usw. nach Informationen zu suchen oder sich bei jemandem zu erkundigen.

■ Umsetzung der Standardisierung der Meeting-Förderung

Je nach Unternehmen, Team, Abteilung und Person, die die Besprechung abhält, kann die Vorgehensweise und die Protokollierung unterschiedlich sein. meetpoints bündelt das nötige Know-how für Meeting-Promotion und realisiert Standard-Meeting-Promotion für User.

■ Am Ende der Sitzung wird das Protokoll erstellt

Sie können das Protokoll in Echtzeit während des Meetings schreiben. Wenn das Meeting beendet ist, kann das Protokoll an die Teilnehmer gesendet werden und der Zeitaufwand für die Protokollerstellung kann optimiert werden. Die Teilnehmer können außerdem die Protokolle, die für jede Tagesordnung erstellt wurden, in Echtzeit überprüfen, sodass sie leicht nachholen können, wenn eine Auslassung vorliegt.

■ Einfache Suche nach Informationen zu vergangenen Meetings

Der Verlauf der Besprechungen, die Sie abgehalten und an denen Sie teilgenommen haben, wird gesammelt und Sie können nach Datum, Schlüsselwörtern, Teilnehmern usw. suchen. Es können auch Protokolle durchsucht werden, was die Suche nach Protokollen vergangener Besprechungen deutlich effizienter macht.

■ Entscheidungen und Aufgaben übernehmen

Durch die Verknüpfung mit dem Protokoll können Sie die im Meeting getroffenen Entscheidungen und die zu erledigenden Aufgaben automatisch erfassen. Greifen Sie einfach auf die bearbeiteten Informationen zu, die Sie benötigen, ohne das gesamte Protokoll lesen zu müssen.

■ Erinnern Sie die verantwortliche Person an die Aufgabe

Wenn die Besprechung endet und die Besprechung in der nächsten Woche fortgesetzt wird, verhindert dies, dass auch nur eine Aufgabe gestartet werden kann und die Besprechung überhaupt stattfinden kann. Im Protokoll verlinkte Aufgaben werden an den Verantwortlichen für die Aufgabenzuweisung erinnert, um Auslassungen zu vermeiden.

Meetingpoints hilft Ihnen, Ihre Meetings effizient durchzuführen, sodass Sie Ihre Zeit für wichtigere Dinge nutzen können.